1目的

對與環境管理體系有關的文件的建立、審批、發放、保存、更改、銷毀等進行控制，確保環境管理體系運作有章可循，使用的文件是現行有效版本。

2范圍

適用于環境管理手冊、程序文件、管理規定、記錄臺帳和支持性文件等環境管理體系文件的管理

3職責

3.1廠長負責批準發布環境管理手冊。

3.2管理者代表策劃、組織制定和修改環境管理手冊，并報廠長審核。

3.3辦公室負責組織人員進行手冊、程序文件和三級文件的編寫，經管理者代表審核報廠長批準后頒布實施。

3.4辦公室負責環境管理體系文件的控制，包括對策劃和運行環境管理體系所需的外來文件做出標識，并對其發放予以控制。

3.5各部門及車間負責本部門使用的與環境管理體系有關的文件的控制。

4內容與要求

4．1文件的編制

4．1．1管理者代表組織人員進行環境管理手冊的編寫。

4．1．2辦公室組織各車間相關技術人員進行程序文件的編寫。

4．1．3各部門、各車間負責三級文件的編寫。

4．1．4由辦公室對手冊、程序文件及三級文件進行編號。

4．1．4．1文件的編碼

4．2文件的審批

環境管理手冊、程序文件發布前由管理者代表審核后，經廠長批準。

各部門及各車間編寫的文件及作業指導書，與辦公室會稿后，由相應的部門或車間負責人批準實施。

4．3文件的發放

文件在發放前應由辦公室統一編號、登記，所有受控文件在文件封面上加蓋“受控”章，非受控文件不加蓋任何印章。對策劃和運行環境管理體系所需的外來文件也要做出標識，并對其發放予以控制。

環境管理手冊、程序文件以及與環境有關的文件和資料由辦公室按分發號分發至環境管理體系所覆蓋的各部門、車間及相關人員。

文件與作業指導書由辦公室負責匯總，使用部門負責本部門下發的文件與作業指導書的分發控制。

文件發放時由領取人簽字，填寫《文件發放登記表》。

對環境管理體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都能得到相關文件的有效版本。

4．4文件的保存

4．4．1文件經審核批準后，辦公室存檔三份，各部門、各車間接收到體系文件時，填寫受控文件接收登記表。磁盤保存的應有備份、標記，由辦公室專人負責。

4．4．2如需借閱文件，需經辦公室負責人批準，并按期借閱，原版文件一律不得外借，防止文件丟失或損壞。

4．4．3使用部門所使用的文件要妥善保存，不得隨意涂改或畫線，不準隨意外借，如不慎遺失或損壞，應及時上報辦公室，辦理文件復領手續，辦公室填寫《文件發放登記表》。

4．4．4 各部門及各車間建立文件和資料清單，負責本單位下發和使用的文件管理，便于查找追溯。

4．5 文件的更改

4．5．1 在體系運行過程中，如發現文件需要更改，由提出更改的部門填寫《文件更改申請單》，經管理者代表審批后組織修改。

4．5．2 當文件所依據的有關法律、法規及其他要求有所更新時，辦公室負責組織對相應的文件進行修改。環境管理手冊、目標、指標和方案、程序文件需要更新時，要經廠長批準；三級文件的改動由各車間部門負責人負責審核批準。

4．5．3 體系文件更改后由辦公室填寫《體系文件更改記錄表》iso9001體系認證機構，并下發到相關部門和車間。

4．6 文件換版、作廢、銷毀

4．6．1 文件由于大量更改而需要換版時，版號按字母A、B、C……排列，并由辦公室按原版的分發號及時收回更改前的版本。

4．6．2 失效的文件要及時從所有的發放和使用場所收回并記錄，收回的文件如果作廢，集中銷毀處理，同時填寫《文件銷毀申請單》，作廢文件留用的加蓋“作廢”章做明顯標識，并與現行版本隔離存放，以防誤用。

4．7 文件的評審

環境管理體系文件在組織每年進行內部審核、合規性評價和管理評審時對原文件是否適應進行評審，必要時進行修訂，修訂后的文件要由經過授權的審批人審批其適用性。

4．8 所有的環境管理體系文件必須字跡清楚、內容完整、標明授控狀態、文件編號、編制人、審核人、批準人、發布日期、實施日期。

5 相關文件及記錄

a）XJ/EMS-Ⅳ-05-01 文件發放登記表；

b）XJ/EMS-Ⅳ-05-02 文件更改申請單；

c）XJ/EMS-Ⅳ-05-03 受控文件清單；

d）XJ/EMS-Ⅳ-05-04 文件銷毀申請單