1目的

對(duì)與環(huán)境管理體系有關(guān)的文件的建立、審批、發(fā)放、保存、更改、銷毀等進(jìn)行控制，確保環(huán)境管理體系運(yùn)作有章可循，使用的文件是現(xiàn)行有效版本。

2范圍

適用于環(huán)境管理手冊(cè)、程序文件、管理規(guī)定、記錄臺(tái)帳和支持性文件等環(huán)境管理體系文件的管理

3職責(zé)

3.1廠長負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布環(huán)境管理手冊(cè)。

3.2管理者代表策劃、組織制定和修改環(huán)境管理手冊(cè)，并報(bào)廠長審核。

3.3辦公室負(fù)責(zé)組織人員進(jìn)行手冊(cè)、程序文件和三級(jí)文件的編寫，經(jīng)管理者代表審核報(bào)廠長批準(zhǔn)后頒布實(shí)施。

3.4辦公室負(fù)責(zé)環(huán)境管理體系文件的控制，包括對(duì)策劃和運(yùn)行環(huán)境管理體系所需的外來文件做出標(biāo)識(shí)，并對(duì)其發(fā)放予以控制。

3.5各部門及車間負(fù)責(zé)本部門使用的與環(huán)境管理體系有關(guān)的文件的控制。

4內(nèi)容與要求

4．1文件的編制

4．1．1管理者代表組織人員進(jìn)行環(huán)境管理手冊(cè)的編寫。

4．1．2辦公室組織各車間相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行程序文件的編寫。

4．1．3各部門、各車間負(fù)責(zé)三級(jí)文件的編寫。

4．1．4由辦公室對(duì)手冊(cè)、程序文件及三級(jí)文件進(jìn)行編號(hào)。

4．1．4．1文件的編碼

4．2文件的審批

環(huán)境管理手冊(cè)、程序文件發(fā)布前由管理者代表審核后，經(jīng)廠長批準(zhǔn)。

各部門及各車間編寫的文件及作業(yè)指導(dǎo)書，與辦公室會(huì)稿后，由相應(yīng)的部門或車間負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)實(shí)施。

4．3文件的發(fā)放

文件在發(fā)放前應(yīng)由辦公室統(tǒng)一編號(hào)、登記，所有受控文件在文件封面上加蓋“受控”章，非受控文件不加蓋任何印章。對(duì)策劃和運(yùn)行環(huán)境管理體系所需的外來文件也要做出標(biāo)識(shí)，并對(duì)其發(fā)放予以控制。

環(huán)境管理手冊(cè)、程序文件以及與環(huán)境有關(guān)的文件和資料由辦公室按分發(fā)號(hào)分發(fā)至環(huán)境管理體系所覆蓋的各部門、車間及相關(guān)人員。

文件與作業(yè)指導(dǎo)書由辦公室負(fù)責(zé)匯總，使用部門負(fù)責(zé)本部門下發(fā)的文件與作業(yè)指導(dǎo)書的分發(fā)控制。

文件發(fā)放時(shí)由領(lǐng)取人簽字，填寫《文件發(fā)放登記表》。

對(duì)環(huán)境管理體系的有效運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位，都能得到相關(guān)文件的有效版本。

4．4文件的保存

4．4．1文件經(jīng)審核批準(zhǔn)后，辦公室存檔三份，各部門、各車間接收到體系文件時(shí)，填寫受控文件接收登記表。磁盤保存的應(yīng)有備份、標(biāo)記，由辦公室專人負(fù)責(zé)。

4．4．2如需借閱文件，需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按期借閱，原版文件一律不得外借，防止文件丟失或損壞。

4．4．3使用部門所使用的文件要妥善保存，不得隨意涂改或畫線，不準(zhǔn)隨意外借，如不慎遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)上報(bào)辦公室，辦理文件復(fù)領(lǐng)手續(xù)，辦公室填寫《文件發(fā)放登記表》。

4．4．4 各部門及各車間建立文件和資料清單，負(fù)責(zé)本單位下發(fā)和使用的文件管理，便于查找追溯。

4．5 文件的更改

4．5．1 在體系運(yùn)行過程中，如發(fā)現(xiàn)文件需要更改，由提出更改的部門填寫《文件更改申請(qǐng)單》，經(jīng)管理者代表審批后組織修改。

4．5．2 當(dāng)文件所依據(jù)的有關(guān)法律、法規(guī)及其他要求有所更新時(shí)，辦公室負(fù)責(zé)組織對(duì)相應(yīng)的文件進(jìn)行修改。環(huán)境管理手冊(cè)、目標(biāo)、指標(biāo)和方案、程序文件需要更新時(shí)，要經(jīng)廠長批準(zhǔn)；三級(jí)文件的改動(dòng)由各車間部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核批準(zhǔn)。

4．5．3 體系文件更改后由辦公室填寫《體系文件更改記錄表》iso9001體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)，并下發(fā)到相關(guān)部門和車間。

4．6 文件換版、作廢、銷毀

4．6．1 文件由于大量更改而需要換版時(shí)，版號(hào)按字母A、B、C……排列，并由辦公室按原版的分發(fā)號(hào)及時(shí)收回更改前的版本。

4．6．2 失效的文件要及時(shí)從所有的發(fā)放和使用場所收回并記錄，收回的文件如果作廢，集中銷毀處理，同時(shí)填寫《文件銷毀申請(qǐng)單》，作廢文件留用的加蓋“作廢”章做明顯標(biāo)識(shí)，并與現(xiàn)行版本隔離存放，以防誤用。

4．7 文件的評(píng)審

環(huán)境管理體系文件在組織每年進(jìn)行內(nèi)部審核、合規(guī)性評(píng)價(jià)和管理評(píng)審時(shí)對(duì)原文件是否適應(yīng)進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)進(jìn)行修訂，修訂后的文件要由經(jīng)過授權(quán)的審批人審批其適用性。

4．8 所有的環(huán)境管理體系文件必須字跡清楚、內(nèi)容完整、標(biāo)明授控狀態(tài)、文件編號(hào)、編制人、審核人、批準(zhǔn)人、發(fā)布日期、實(shí)施日期。

5 相關(guān)文件及記錄

a）XJ/EMS-Ⅳ-05-01 文件發(fā)放登記表；

b）XJ/EMS-Ⅳ-05-02 文件更改申請(qǐng)單；

c）XJ/EMS-Ⅳ-05-03 受控文件清單；

d）XJ/EMS-Ⅳ-05-04 文件銷毀申請(qǐng)單